Bao gồm

1. Mã tài sản: mỗi tài sản chỉ có một mã duy nhất không trùng và cũng là mã để in mã vạch tài sản giúp cho việc quản lý, kiểm kê tài sản nhanh chóng và chính xác
2. Số phiếu nhập: số phiếu/số hóa đơn của tài sản
3. Tên tài sản
4. Mục đích sử dụng
5. Nguyên giá: giá trị gốc của tài sản
6. Đơn vị tính: đơn vị tính của tài sản
7. Loại tài sản: phân loại tài sản theo đặc điểm
8. Nhóm tài sản: phân nhóm tài sản do người dùng định nghĩa
9. Tình trạng hiện tại: mỗi tài sản đều có một tình trạng tại thời điểm hiện tại được cập nhật tương ứng khi phát sinh các nghiệp vụ chuyển, bảo hành, kiểm kê và thanh lý
10. Ngày sử dụng: ngày sử dụng tài sản
11. Thời hạn: thời gian sử dụng tài sản
12. Nơi sử dụng: chi nhánh sử dụng tài sản
13. Phân bổ: nếu không chọn phân bổ, tài sản mặc định ở kho của nơi sử dụng đã chọn, ngược lại tài sản sẽ được phân bổ cho phòng ban và nhân viên thuộc phòng ban đó, ngày phân bổ là ngày hiện hành
    • Phòng ban
    • Nhân viên
    • Ngày phân bổ
14. Hình ảnh: hình ảnh của tài sản (nếu có)
15. Ghi chú

Bao gồm

1. Nhà sản xuất: đơn vị sản xuất tài sản
2. Nhà phân phối: đơn vị phân phối tài sản
3. Năm sản xuất: năm sản xuất tài sản căn cứ vào các loại chứng từ
4. Công suất/diện tích: tùy theo loại mà tài sản có công suất hoặc diện tích khác nhau
5. Đình chỉ sử dụng: nếu tài sản đã bị đình chỉ, thông tin tương ứng là ngày đình chỉ, lý do đình chỉ
   • Ngày đình chỉ
   • Lý do đình chỉ

1. Người lập thẻ: mặc định là tên nhân viên đăng nhập vào chương trình
2. Ngày lập thẻ: mặc định là ngày hiện hành
3. Người hiệu chỉnh: tên nhân viên hiệu chỉnh thông tin tài sản
4. Ngày hiệu chỉnh: ngày hiệu chỉnh thông tin tài sản

Hiển thị danh sách tài sản trên lưới theo các điều kiện tìm kiếm do người dùng chọn. Dùng mã vạch của tài sản để tìm nhanh theo mã

1. Thành phần cấu tạo tài sản: mỗi tài sản có thể có hoặc không có thành phần cấu tạo tùy thuộc vào đặc điểm từng loại tài sản. Nghiệp vụ thành phần tài sản ghi nhận thông tin các thành phần của tài sản đó (nếu có)

• Thông tin gồm
  • Mã ,Tên thành phần, Số lượng
  • Giá trị, Hình ảnh, Ghi chú
  
  

2. Tài liệu đính kèm:

• Là các tài liệu liên quan đến thông tin thẻ tài sản như biên bản giao nhận, hợp đồng, hóa đơn mua và các chứng từ khác
• Nghiệp vụ tài liệu liệu đính kèm ghi nhận thông tin các tài liệu liên quan đến tài sản
  
• Thông tin gồm
  • Mã
  • Tên tài liệu
  • Vị trí (đường dẫn đến tài liệu)
  • Ghi chú
  
  

3. Tình hình sử dụng:

• Từ form chi tiết tài sản, ta có thể xem được tình hình sử dụng tài sản: nơi sử dụng hiện tại và nơi sử dụng trước đó. Tại đây ta có thể tạo phiếu chuyển sử dụng cho đơn vị khác, xem chi tiết thông tin phiếu chuyển, xóa phiếu chuyển.
  
  
• Tại form ta tạo mới một phiếu chuyển, nhập thông tin chuyển từ nơi chuyển đến nơi nhận. Sau khi lưu phiếu, thông tin chi tiết tài sản đồng thời tự động cập nhật vị trí hiện tại của tài sản sau khi chuyển. Tại đây ta cũng có thể xem thông tin chi tiết của phiếu chuyển.
  
  Thông tin phiếu chuyển gồm
  • Số phiếu
  • Ngày chuyển
  • Người vận chuyển
  • Chi phí
  • Lý do chuyển
  • Ghi chú
  • Thông tin tài sản chuyển gồm
    • Tài sản (mã, tên)
    • Chi nhánh chuyển
    • Phòng ban chuyển
    • Người chuyển
    • Chi nhánh nhận
    • Phòng ban nhận
    • Người nhận

4. Tình hình bảo hành sửa chữa:

• Tab nghiệp vụ cung cấp thông tin về tình hình bảo trì sửa chữa của tài sản đang xem. Ta có thể thêm mới, hiệu chỉnh hoặc xóa phiếu bảo hành sửa chữa.
  
  
• Form chi tiết bảo hành sửa chữa thể hiện thông tin thêm mới, hiệu chỉnh phiếu bảo hành sửa chữa. Nhập hoặc hiệu chỉnh thông tin trong phiếu trước khi lưu. Trong thời gian bảo hành sửa chữa, tình trạng tài sản là đang bảo hành sửa chữa, khi kết thúc, tình trạng sẽ được cập nhật tương ứng với kết quả bảo hành sửa chữa
  
  Thông tin phiếu bảo hành sửa chữa gồm
  • Số phiếu
  • Loại phiếu
  • Ngày thực hiện
  • Người thực hiện: người đem đi bảo hành
  • Chi phí
  • Đơn vị bảo hành: nơi đem tài sản đi bảo hành
  • Điện thọai
  • Email
  • Địa chỉ
  • Ghi chú
  • Thông tin tài sản bảo hành sửa chữa gồm
    • Mã, Tên
    • Mô tả tình trạng, Dự kiến kết thúc

5. Tình hình kiểm kê:

• Tình hình kiểm kê cho biết giá trị còn lại của tài sản theo sổ kế tóan kiểm kê thực tế tương ứng với thời điểm kiểm kê. Tình hình kiểm kê giúp nhân viên kiểm tra sự chênh lệch giá trị tài sản dựa vào giấy tờ và thực tế tránh sự thất thóat tài sản.
  
  
• Có thể tạo mới một phiếu kiểm kê tài sản do người dủng ấn định thời gian, thường là theo định kì của mỗi công ty. Nhân viên phải cập nhật giá trị tài sản theo sổ sách và theo thực tế trong phiếu kiểm, như vậy mới biết được có tồn tại sự chêch lệch về giá trị tài sản giữa các bên liên quan.
  
  Thông tin phiếu kiểm kê gồm
  • Số phiếu, Ngày kiểm
  • Người kiểm, Chi phí
  • Hình thức kiểm, Ghi chú
  • Thông tin tài sản kiểm gồm
    • Mã, Tên
    • Nguyên giá kế tóan
    • Khấu hao kế tóan, Giá trị còn lại kế tóan
    • Nguyên giá kiểm kê
    • Khấu hao kiểm kê, Giá trị còn lại kiểm kê

6. Thanh lý:

• Một tài sản nếu như không còn sử dụng thì có thể tiến hành thanh lý tài sản, nếu tồn tại thông tin thanh lý có nghĩa là tài sản đã được thanh lý.
  
  
• Việc tạo một phếiu thanh lý cũng tương tự như các nghiệp vụ trên, ta nhập thông tin cần thiết để thanh lý tài sản. Kết thúc việc tạo phếiu đồng nghĩa với việc tài sản đã được thanh lý. Sau này xem lại, ta có thể xem chi tiết thông tin thanh lý của tài sản đó.
  
  Thông tin phiếu thanh lý gồm
  • Số phiếu
  • Ngày thanh lý
  • Người thực hiện
  • Chi phí
  • Hình thức thanh lý
  • Lý do thanh lý
  • Ghi chú
  • Thông tin tài sản cần thanh lý

Từ form chính ta có thể chọn từng danh mục để xem

Loại tài sản dùng để phân biệt tài sản dựa vào đặc điểm của tài sản. Danh mục tài sản liệt kê các loại tài sản hỗ trợ cho việc nhập thông tin tài sản, tìm kiếm theo điều kiện phân loại và hệ thống báo cáo theo loại tài sản.

Nhóm tài sản dùng để phân biệt tài sản dựa theo những nguyên tắc do người dùng định nghĩa. Tương tự loại, danh mục nhóm tài sản hỗ trợ cho việc nhập thông tin tài sản, tìm kiếm và báo cáo.

Tình trạng tài sản dùng để xác định tài sản đang ở tình trạng nào tương ứng với từng nghiệp vụ của tài sản. Ví dụ như nghiệp vụ chuyển thì có cho biết tình trạng hiện tại của tài sản là đang sử dụng, nếu tài sản đang ở kho chưa được phân bổ cho đơn vị nào có nghĩa là chưa sử dụng…

Là đơn vị sản xuất ra tài sản, là nguồn gốc xuất xứ của tài sản.

Là đơn vị trung gian giữa nhà sản xuất và đơn vị đang sử dụng tài sản, có chưc năng phân phồi tài sản từ nhà sản xuất đến cho khách hàng.

Mỗi doanh nghiệp có thể có một hoặc nhiều chi nhánh khác nhau tùy theo loại hình kinh doanh của doanh nghiệp đó. Việc xác định vị trí/nơi sử dụng tài sản chính là xác định chi nhánh đang sử dụng tài sản.

Các đơn vị hành chính được chia thành nhiều phòng ban trong công tác quản lý cũng như sử dụng tài sản. Mỗi tài sản luôn có vị trí xác định là ở chi nhánh nào, và phòng ban là vị trí cụ thể trong chi nhánh đó của tài sản.

Mỗi nhân viên thuộc về một phòng ban cụ thể và một chi nhánh xác định. Xác định tên nhân viên trong thông tin tài sản là xác định người đang trực tiếp sử dụng tài sản tại thời điểm hiện tại.

Nghiệp vụ của tài sản bao gồm các họat động liên quan đến tài sản nhằm mục đích quản lý thông tin tài sản, theo dõi tình trạng hiện tại của tài sản.

1. Theo dõi tình hình sử dụng tài sản
2. Theo dõi tình hình bảo trì sửa chữa
3. Theo dõi tình hình thanh lý
4. Theo dõi tình hình kiểm kê

Từ form chính, ta có thể chọn từng nghiệp vụ tương ứng để xem

1. Chuyển sử dụng tài sản
   • Tài sản đựơc chuyển từ một phòng ban này sang một phòng ban khác trong cùng một chi nhánh hoặc khác chi nhánh.
   • Quá trình lập phiếu chuyển tài sản đồng thời cập nhật vị trí hiện tại của tài sản. Khi xem thông tin chi tiết tài sản, ngòai vị trí hiện tại, ta sẽ biết đựơc vị trí trứơc đó của tài sản nhờ thông tin phiếu chuyển.
   Thông tin danh sách phiếu chuyển
   
   Thông tin chi tiết phiếu chuyển
   
   Thông tin quản trị
   
   
2. Bảo hành, sửa chữa
   • Mỗi tài sản sau một thời gian sử dụng nếu có hư hỏng có thể đựơc bảo hành sửa chữa định kì. Mỗi phiếu bảo hành ghi nhận thông tin tình trạng của một hay nhiều tài sản, thời gian dự kiến kết thúc bảo hành sửa chữa của từng loại tài sản.
   • Chương trình tự động kiểm tra tình trạng tài sản dựa vào thời gian dự kiến kết thúc bảo hành sửa chữa, đưa ra nhắc nhở kịp thời giúp nhân viên biết được chính xác vị trị và tình trạng tài sản ở thời điểm hiện tại để đưa ra cách xử lý thích hợp.
   Thông tin danh sách phiếu bảo hành sửa chữa
   
   Thông tin chi tiết phiếu bảo hành
   
   Thông tin quản trị
   
   
3. Kiểm kê
   • Thực hiện kiểm kê là kiểm tra lại giá trị thực của tài sản, đánh giá đúng hiện trạng tài sản tại thời điểm kiểm kê. Việc kiểm kê được thực hiện định kì tùy theo quy định của mỗi doanh nghiệp.
   • Phiếu kiểm kê thực hiện kiểm tra một hay nhiều tài sản của nhiều chi nhánh, phòng ban khác nhau, so sánh giá trị tài sản theo sổ kế tóan và giá trị thực tại thời điểm kiểm kê. Từ đó kiểm tra xem có tồn tại sự chênh lệch về giá trị tài sản sau khi khấu hao giữa sổ sách và thực tế hay không.
   Thông tin danh sách phiếu kiểm kê
   
   Thông tin chi tiết phiếu kiểm
   
   Thông tin quản trị
   
   
4. Thanh lý
   • Quá trình thanh lý đựơc thực hiện khi tài sản không còn được sử dụng.
   • Các tài sản đã được thanh lý chỉ có ý nghĩa về mặt dữ liệu và không được thực hiện các nghiệp vụ khác liên quan đến tài sản đó.
   Thông tin danh sách phiếu thanh lý
   
   Thông tin chi tiết phiếu thanh lý
   
   Thông tin quản trị
   
   

Thống kê tình hình tài sản tùy theo các nghiệp vụ, hỗ trợ chức năng tìm kiếm chính xác theo nhiều điều kiện. từ form chính ta chọn từng loại thống kê để xem 1. Tình hình sử dụng: thống kê tình hình sử dụng tài sản bao gồm thông tin tài sản, nơi sử dụng trước đó, nơi sử dụng hiện tại, thời gian thực hiện chuyển. 2. Tình hình bảo hành, sửa chữa: thống kê tình hình bảo hành sửa chữa tài sản bao gồm thông tin tài sản, mô tả tình trạng tài sản, thời gian bảo hành sửa chữa 3. Tình hình kiểm kê: thống kê giá trị còn lại của tài sản của đợt kiểm kê mới nhất theo sổ kế tóan và kiểm kê thực tế, bao gồm thông tin tài sản, thời gian kiểm kê, giá trị tài sản theo sổ kế tóan và kiểm kê thực tế. 4. Tình hình thanh lý: thống kê tình hình thanh lý tài sản, các tài sản đã được thanh lý không còn giá trị sử dụng và k thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến tài sản đó, bao gồm thông tin tài sản, thời gian thanh lý, hình thức thanh lý.