PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG: TÍNH NĂNG CỦA CHƯƠNG TRÌNH

Chia sẻ bài viết

Phần này sẽ giới thiệu tổng quát Phần mềm quản lý kinh doanh BMS.trade, bao gồm các phân hệ và các nghiệp vụ cũng như tổ chức dữ liệu, cách thức xử lý số liệu và các chức năng của chương trình.

Phần này sẽ giới thiệu tổng quát Phần mềm quản lý kinh doanh BMS.trade, bao gồm các phân hệ và các nghiệp vụ cũng như tổ chức dữ liệu, cách thức xử lý số liệu và các chức năng của chương trình.

Các tính năng tổng quát

Thiết lập tuỳ chọn cấu hình hệ thống chương trình

Người dùng có thể thiết lập thông tin về doanh nghiệp, các qui định về tính toán, xử lý giao diện của chương trình,… Và cũng có thể định dạng kiểu hiển thị ngày tháng, phần thập phân của trường số lượng, thành tiền,…

Màn hình thiết lập các tùy chọn của chương trình

Định dạng số

Định dạng hiển thị số của các loại số liệu như số lượng, đơn giá… Định dạng này được ứng dụng cho toàn bộ hệ thống.

Thiết lập phát sinh mã đối tượng và mã chứng từ

Để tiện lợi cho việc nhập liệu, BMS.trade có chức năng thiết lập thông số mặc định cho việc phát sinh mã chứng từ các nghiệp vụ cũng như mã đối tượng (như: hàng hoá, khách hàng..). Chức năng này làm tăng tốc độ nhập liệu và chuẩn hoá dữ liệu

Thiết lập các phương thức

Giúp người dùng tự định nghĩa các phương thức thu-chi, xuất-nhập trong hệ thống để dễ quản lý và thống kê

Cấu hình lựa chọn màn hình hiển thị

Là tiện ích giúp tuỳ chọn màn hình làm việc mặc định ở tất cả các phân hệ hay nghiệp vụ liên quan, cá nhân hoá cho ‘bàn làm việc’

Phân hệ Quản trị hệ thống – BMS.trade

Là phân hệ cung cấp chức năng mang tính quản trị hệ thống như: Sao lưu dữ liệu, phục hồi đữ liệu, quản lý người dùng, phân quyền, định nghĩa các giao diện của hệ thống, theo dõi sự kiện, kết sổ, khoá sổ,…

Sơ đồ chức năng

Một số chức năng tiêu biểu

Quản lý người dùng

BMS.trade tổ chức người dùng chương trình theo từng nhóm sử dụng, mỗi người dùng được liên kết với thông tin nhân viên – danh sách nhân viên của doanh nghiệp, liên quan đến các nghiệp vụ, giao dịch khác

Phân quyền sử dụng

BMS.trade kiểm soát chặt chẽ quyền sử dụng theo từng chức năng, nghiệp vụ cụ thể, có thể phân theo từng người dùng hoặc phân theo nhóm sử dụng tương ứng

Sao lưu dữ liệu

Để tránh rủi ro có thể xảy ra làm mất dữ liệu do sự cố, người dùng phải thường xuyên thực hiện sao lưu dữ liệu dự phòng.

Phục hồi dữ liệu

Nếu có sự cố dẫn đến mất dữ liệu BMS.trade hỗ trợ phục hồi dữ liệu từ nguồn dữ liệu đã được sao lưu trước đó.

Nâng cấp dữ liệu

Khi có nhu cầu cần nâng cấp dữ liệu BMS.trade hỗ trợ bạn nâng cấp tự động hoặc bạn có thể tự thực hiện nâng cấp

Phân hệ Danh mục thông tin dùng chung

Phân hệ danh mục thông tin dùng chung là một phân hệ quản lý dữ liệu danh mục và thiết lập hệ thống ban đầu. Dữ liệu danh mục bao gồm: khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, hàng hoá, … Dữ liệu thiết lập bao gồm: các phương thức thu – chi –nhập – xuất, mức giá, ca làm việc, kỳ hạn thanh toán…

Sơ đồ chức năng

Khai báo đối tượng

Khai báo mặt hàng

Phân hệ Quản lý kho hàng

Đây là một phân hệ nghiệp vụ về quản lý kho – hàng tồn.

Hệ thống quản lý chi tiết nhập xuất tồn mặt hàng, nhóm loại hàng, … Các báo cáo phân tích hàng tồn kho đa dạng, tuỳ biến cho phép người dùng quản lý hàng hoá tốt nhất

Các báo cáo về tồn kho rất đa dạng: Báo cáo Nhập – Xuất – Tồn; Sổ chi tiết vật tư; Thẻ kho.

Sơ đồ chức năng

Vận chuyển nội bộ

Việc phân chia các nghiệp vụ Nhập kho, Xuất kho, Xuất vận chuyển nội bộ, điều chỉnh giúp cho công tác quản lý kho được thực hiện một cách toàn diện, Các hoá đơn xuất bán hàng và nhập mua hàng được chuyển trực tiếp thành phiếu xuất kho

Kiểm kê, điều chỉnh kho

BMS.trade có tính năng kiểm kê giúp cho người dùng dễ dàng đối chiếu tồn kho thực tế và tồn kho trên sổ sách. Người dùng chỉ việc nhập số liệu kiểm kê thực tế, công tác điều chỉnh hàng tồn kho sẽ hoàn toàn tự động.

Thêm mới kỳ kiểm kho

Danh sách kỳ kiểm kho

Hàng tồn tức thời, cảnh báo định mức

BMS.trade hỗ trợ người dùng xem hàng tồn kho tại mọi thời điểm, đồng thời cảnh báo trạng thái các mặt hàng tồn vượt định mức hoặc tồn dưới định mức để người dùng có kế hoạch đặt hàng đối với sản phẩm dưới định mức hoặc đẩy mạnh tiêu thụ đối với hàng tồn vượt định mức.

Lắp ráp

Đối với các sản phẩm được hình thành từ nguyên vật liệu, hệ thống quản lý việc lắp ráp các nguyên vật liệu thành thành phẩm và tự động giải trừ kho nguyên vật liệu.

Tháo dỡ

Trong trường hợp cần tháo dỡ thành phẩm để bán nguyên vật liệu, hệ thống hỗ trợ theo dõi công tác tháo dỡ và ghi nhận lại hàng tồn trong kho nguyên vật liệu và thành phẩm.

Phiếu tháo dỡ

Danh sách phiếu tháo dỡ

Phân hệ Quản lý Mua hàng

Phân hệ quản lý mua hàng hỗ trợ doanh nghiệp quản lý quá trình đặt hàng, quá trình giao hàng của nhà cung cấp, quản lý quá trình nhập kho và theo dõi hàng xuất trả về cho nhà cung cấp. Đồng thời ghi nhận lại công nợ nhà cung cấp và theo dõi quá trình chi trả công nợ cho nhà cung cấp.

Quản lý đặt hàng

BMS.trade giúp người dùng tạo đơn đặt hàng, đồng thời ghi nhận nhật ký những lần đặt hàng và theo dõi quá trình cung cấp hàng của nhà cung cấp. Qua đó có thể đánh giá được nhà cung cấp, tìm được nguồn cung ứng ổn định, chất lượng mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp và tránh các rủi ro do thiếu hàng, cháy hàng.

Quản lý nhập hàng

BMS.trade cho phép chuyển nhanh đơn đặt hàng thành phiếu nhập hàng và theo dõi quá trình giao hàng của nhà cung cấp.

Danh sách phiếu nhập hàng

Quản lý trả hàng nhà cung cấp

Trường hợp hàng hóa bị hư hỏng hoặc không đạt chất lượng, bộ phận kho sẽ thực hiện tạo phiếu trả hàng về cho nhà cung cấp. Hệ thống cho phép xác định các thông tin về hàng hóa và chứng từ nhập bị trả về.

Danh sách phiếu trả hàng nhà cung cấp

Quản lý chi tiền

BMS.trade cho phép tạo phiếu chi tiền thanh toán công nợ cho nhà cung cấp, có thể thanh toán bằng nhiều loại tiền tệ khác nhau bằng các hình thức như tiền mặt hoặc chuyển khoản. Hệ thống hỗ trợ nhiều phương thức hoạch toán các khoản đã chi như: tự động hoạch toán, hoạch toán theo chứng từ hoặc người dùng có thể tự hoạch toán bằng tay. Ngoài ra, quản lý phiếu chi tiền gối đầu và theo dõi công nợ nhà cung cấp theo chứng từ nhập.

Danh sách phiếu chi tiền

Phân hệ Bán hàng

Việc theo dõi tình hình bán hàng của doanh nghiệp là công việc hết sức quan trọng đối với nhà quản lý. Nắm được tình hình thực tế đặt hàng, bán hàng, cũng như các thông tin liên quan tại bộ phận bán hàng giúp nhà quản lý có được cái nhìn tổng thể về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp nhằm đưa ra các mục tiêu, chiến lược kinh doanh phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả đem lại lợi nhuận cao.

BMS.trade giúp quản lý quá trình từ khi báo giá đến khi xuất hàng bán, thống kê vào báo cáo doanh thu, lợi nhuận thu được từ bán hàng. Hỗ trợ thiết lập các chương trình khuyến mãi – giảm giá và theo dõi doanh thu đạt được trong các đợt khuyến mãi. Giúp nhà quản lý dễ dàng hơn trong việc theo dõi, quản lý hoạt động bán hàng tại doanh nghiệp mình

Sơ đồ chức năng

Màn hình chính phân hệ bán hàng

Quản lý báo giá

Hệ thống hỗ trợ tạo báo giá gửi đến khách hàng và theo dõi tình hình báo giá cho khách hàng. Đồng thời hỗ trợ tạo phiếu đặt hàng xuất, phiếu xuất hàng dựa trên báo giá đã tạo nhằm giúp cho nhà quản lý thao tác nhanh và chính xác hơn. Ngoài ra, hệ thống cho phép thống kê theo dõi các báo giá đã thành công hoặc các báo giá đang trong tình trạng báo giá. Từ đó phòng kinh doanh có thể đưa ra các chiến lược chăm sóc khách hàng hoặc có những hoạt động thúc đẩy khách hàng quan tâm hơn đến sản phẩm của doanh nghiệp mình.

Quản lý đặt hàng

Việc ghi nhận lại các đơn đặt hàng của khách hàng trong BMS.trade giúp nhà quản lý nắm được nhu cầu tiêu thụ của khách hàng để có kế hoạch đặt hàng kịp thời hoặc có các biện pháp điều tiết hàng hóa hợp lý nhằm đáp ứng nhanh và đủ yêu cầu của khách hàng.

Ngoài ra, hệ thống quản lý quá trình xuất hàng của từng đơn hàng và theo dõi tình trạng các đơn hàng.

Quản lý bán hàng

BMS.trade hỗ trợ tạo nhanh phiếu xuất hàng dựa vào đơn đặt hàng hoặc phiếu báo giá đã tạo, ghi nhận các thông tin thanh toán của khách hàng, khách hàng có thể thanh toán bằng tìền mặt, thanh toán một phần hoặc nợ lại. Hệ thống tự động hoạch toán đưa vào doanh thu và công nợ của khách hàng.

Phiếu nhập hàng trả

Khi phát sinh hoạt động trả hàng của khách, hệ thống hỗ trợ tạo phiếu nhập hàng trả ghi nhận các thông tin về khách trả và cho phép truy xuất lại những chứng từ xuất bị trả hàng lại.

Phiếu thu tiền

BMS.trade giúp nhà quản lý ghi nhận các khoản thu từ khách hàng: thu công nợ, thu tiền gối đầu,… cho phép thu nhiều loại tiền tệ, hệ thống tự động hoạch toán các khoản thu theo một hoặc nhiều chứng từ.

Phiếu xuất tổng hợp

Khi cần xuất hàng trong nhiều phiếu một lần BMS.trade cho phép tạo phiếu xuất tổng hợp để xuất hàng.

Chiết khấu – khuyến mãi theo đơn hàng

Hiện nay có rất nhiều chương trình khuyến mãi được đưa ra để khuyến khích người tiêu dùng mua hàng, nhu cầu thống kê và quản lý lượng hàng bán ra trong các chương trình khuyến mãi, doanh thu trong thời gian khuyến mãi là hết sức cần thiết. BMS.trade cho phép nhà quản lý quản lý và theo dõi được việc thực hiện các chương trình khuyến mãi và doanh số thu được từ các chương trình này.

Chiết khấu – khuyến mãi theo mặt hàng

BMS.trade hỗ trợ thiết lập các chương trình khuyến mãi theo mặt hàng như mua hàng tặng hàng, giảm giá trên từng mặt hàng hoặc giảm giá khi mua số lượng nhiều.

Mức giá

Đối với mỗi loại khách hàng như khách hàng thân thiết, khách VIP hay các đại lý thường được áp dụng một mức giá ưu đãi nhất định khác nhau. Người dùng có thể tự định nghĩa các mức giá và áp dụng cho đối tượng khách hàng tùy ý.

Cập nhật giá cho sản phẩm

BMS.trade hỗ trợ cập nhật nhanh đơn giá mua, giá bán cho từng sản phẩm hoặc nhiều sản phẩm theo phương thức cộng thêm hoặc theo tỉ lệ %

Phân hệ Thu chi

Phân hệ này giúp quản lý tất cả các hoạt động thu, chi, như thu chi công nợ, thu tiền gối đầu, chi tiền hoa hồng, chi tạm ứng lương, chi tiền lương và các khoản thu chi khác. Đồng thời theo dõi quỹ tiền mặt và tổng hợp tiền mặt theo từng loại tiền.

Sơ đồ chức năng

Phiếu thu

Ngoài việc theo dõi thu tiền công nợ khách hàng, tính năng này giúp kế toán thực hiện các nghiệp vụ liên quan khác như: thu tiền gối đầu của khách hàng và các khoản thu khác.

Hệ thống hỗ trợ hoạch toán tự động, tuy nhiên người dùng có thể tự hoạch toán bằng tay hoặc hoạch toán theo chứng từ. Có thể hoạch toán một hoặc nhiều chứng từ cùng một lúc.

Phiếu chi

Tính năng này giúp kế toán theo dõi được hoạt động chi của doanh nghiệp như chi tiền trả công nợ nhà cung cấp, chi tiền gối đầu, các khoản chi khác. Hệ thống tự động hoạch toán hoặc kế toán có thể tự hoạch toán bằng tay hay hoạch toán theo chứng từ.

Đồng thời ghi nhận các khoản phát sinh cần phải chi như tiền lương, tiền tạm ứng, phí công tác. Hệ thống tự động cập nhật vào sổ quỹ tiền mặt.

Danh sách phiếu chi

Phân hệ Nhân viên

Phân hệ này bao gồm các tính năng giúp quản lý danh sách nhân viên, chấm công và tự động tính lương cho nhân viên. Ngoài ra, hỗ trợ đặt mục tiêu bán hàng cho từng nhân viên và tính chiết khấu cho nhân viên khi đạt doanh số.

Cung cấp các báo cáo thống kê liên quan đến nhân sự, tiền lương.

Sơ đồ chức năng

Danh sách nhân viên

Tính năng này giúp quản lý danh sách nhân viên, quản lý các thông tin của nhân viên, khai báo mức lương cho nhân viên và số ngày công của nhân viên.

Màn hình thêm mới một nhân viên

Danh sách nhân viên

Chấm công

Chức năng này ghi nhận ngày làm việc, ngày nghỉ, vắng mặt của từng nhân viên và tổng hợp ngày công nhân viên.

Tính lương

Tự động tính lương cho nhân viên dựa vào ngày công trên bảng chấm công, nếu nhân viên nhận lương theo doanh số hệ thống sẽ tự hoạch toán và tính vào lương.

Chiết khấu nhân viên

Đặt mục tiêu bán hàng cho từng nhân viên và thiết lập các mức chiết khấu cho nhân viên khi đạt doanh số.

Báo cáo chấm công – tính lương

Cung cấp các báo cáo liên quan đến nhân sự, tổng hợp bảng chấm công nhân viên, bảng lương nhân viên.

Phân hệ Báo cáo

Đây là phân hệ quan trọng và cần thiết nhất đối với nhà quản lý, nó cung cấp cái nhìn tổng quan về toàn bộ hoạt động kinh doanh diễn ra trong doanh nghiệp.

Việc có thể truy xuất cơ sở dữ liệu tại mọi nơi, tại mọi thời điểm giúp nhà quản lý nắm bắt thông tin nhanh chóng để từ đó có thể đưa ra những chiến lược phát triển mới, những quyết định thay đổi kịp thời đem lại lợi ích cho doanh nghiệp.

Sơ đồ chức năng

Báo cáo kho hàng

Cung cấp thông tin về thẻ kho, hàng tồn kho, tình hình nhập – xuất – tồn kho trong kỳ, chi tiết phát sinh nhập trong kỳ, chi tiết phát sinh xuất trong kỳ, các thông tin về hàng hóa luân chuyển trong kỳ.

Báo cáo mua hàng

Gồm hệ thống các báo cáo liên quan đến nghiệp vụ mua hàng: chi tiết công nợ phải trả, tổng hợp công nợ phải trả, thống kê nợ quá hạn, chi tiết tiền mua hàng, chi tiết tiền xuất trả hàng, chi tiết tiền trả công nợ, danh sách chứng từ công nợ chưa trả, chi tiết công nợ theo phiếu nhập.

Báo cáo bán hàng

Gồm các báo cáo thống kê về công nợ phải thu của khách hàng, thống kê nợ quá hạn, chi tiết bán hàng cho khách, chi tiết nhập hàng trả lại, chi tiết tiền thu của khách, danh sách chứng từ công nợ chưa thu, chi tiết công nợ theo phiếu xuất.

Chấm công – tính lương

Hệ thống báo cáo liên quan đến nhân sự – tiền lương như: bảng chấm công, bảng lương tháng, bảng lương tổng hợp, thống kê tạm ứng, thống kê chi lương.

Báo cáo thu chi

Bao gồm các báo cáo liên quan đến thu chi – quỹ tiền: quỹ tiền mặt, tổng hợp theo loại tiền tệ, báo cáo các khoản thu khác, báo cáo các khoản chi khác, danh sách phiếu thu công nợ, danh sách phiếu chi công nợ, danh sách phiếu chi hoa hồng, sổ chi tiết tài khoản ngân hàng.

Báo cáo nhân viên kinh doanh

Tập hợp các báo cáo liên quan đến nhân viên kinh doanh như: chi tiết bán hàng, chi tiết công nợ phải thu, tổng hợp công nợ phải thu, chi tiết tiền thu công nợ, tổng hợp nhóm hàng bán theo nhân viên, tổng hợp hàng báo theo NV-KH-Hàng hóa, thống kê tiền chiết khấu của nhân viên

Báo cáo tổng hợp

Tổng hợp các thông tin quản trị, thống kê kết quả hoạt động kinh doanh: tổng kết bán hàng theo hàng hóa, tổng kết bán hàng theo khách hàng, tổng hợp bán hàng theo hàng hóa – KH, liệt kê hóa đơn bán hàng có VAT, liệt kê hóa đơn nhập hàng có VAT, kêt quả hoạt động kinh doanh, vốn kinh doanh, phiếu xuất tổng hợp.