Quản lý hàng tồn kho là một phần có thể tùy chỉnh cao trong hoạt động kinh doanh. Phương pháp kiểm soát hàng tồn kho tối ưu là khác nhau đối với mỗi công ty.
Tuy nhiên, mỗi doanh nghiệp nên cố gắng loại bỏ lỗi của con người trong quản lý hàng tồn kho càng nhiều càng tốt, có nghĩa là tận dụng lợi thế của phần mềm quản lý hàng tồn kho. Nếu bạn điều hành doanh nghiệp của mình với VSOFT, quản lý hàng tồn kho đã được tích hợp sẵn.
Bất kể bạn sử dụng hệ thống nào, những điều sau đây sẽ cải thiện việc quản lý hàng tồn kho — và dòng tiền của bạn.
Triển khai VSOFT
VSOFT là một phương pháp và bộ công cụ để cải tiến quy trình kinh doanh. Nó được sử dụng trong quản lý hàng tồn kho và chuỗi cung ứng để giảm việc xóa bỏ hàng tồn kho dư thừa và lỗi thời. Hàng tồn kho này thường được bán dưới giá gốc hoặc được tặng, khiến các chủ doanh nghiệp nhỏ phải trả bằng tiền mặt.
- Xác định vấn đề bạn sẽ giải quyết. Nó cần phải có một số liệu rõ ràng. Ví dụ: nếu vấn đề của bạn là theo dõi không nhất quán, số liệu có thể là năng suất.
- Đo trạng thái hiện tại bằng cách sử dụng số liệu thống kê đơn giản. Bao nhiêu đầu vào đang chuyển thành đầu ra hữu ích? Điều này sẽ cung cấp cho bạn một ý tưởng về nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.
- Phân tích nguyên nhân gốc rễ và lập kế hoạch hành động để loại bỏ chúng. Từ ví dụ trên, nguyên nhân gốc rễ có thể là do các quy trình theo dõi trải rộng trên các phần mềm và bảng tính khác nhau. Kế hoạch hành động có thể là tạo ra một hệ thống theo dõi hàng tồn kho tập trung.
- Thực hiện kế hoạch hành động của bạn bằng cách chạy thử nghiệm thử nghiệm để xem liệu nó có loại bỏ được vấn đề hay không. Có thể bạn có thể thử một công cụ quản lý hàng tồn kho mới để di chuyển sản phẩm nhanh hơn.
- Kiểm soát quy trình mới. Theo dõi số liệu để xác minh rằng quy trình hoạt động và bạn đang thấy kết quả nhất quán. Vậy thì hãy ăn mừng!
Đặt mức mệnh giá
Giúp việc quản lý hàng tồn kho dễ dàng hơn bằng cách thiết lập các mức mệnh giá cho từng sản phẩm của bạn. Mức mệnh giá là số lượng sản phẩm tối thiểu luôn phải có trong tay. Khi khoảng không quảng cáo của bạn giảm xuống dưới các mức định trước này, bạn biết rằng đã đến lúc phải đặt hàng nhiều hơn.
Lý tưởng nhất, bạn thường đặt hàng với số lượng tối thiểu sẽ giúp bạn trở lại trên mệnh giá. Các mức mệnh giá khác nhau tùy theo sản phẩm và dựa trên tốc độ bán của mặt hàng và thời gian nhận lại hàng trong kho. Mặc dù việc thiết lập các mức mệnh giá yêu cầu một số nghiên cứu và ra quyết định trước, nhưng họ sẽ hệ thống hóa quy trình đặt hàng. Không chỉ giúp bạn dễ dàng đưa ra quyết định nhanh chóng mà còn cho phép nhân viên của bạn đưa ra quyết định thay cho bạn.
Hãy nhớ rằng các điều kiện thay đổi theo thời gian. Kiểm tra các mức mệnh giá một vài lần trong năm để xác nhận rằng chúng vẫn có ý nghĩa. Nếu có gì đó thay đổi trong thời gian chờ đợi, đừng ngại điều chỉnh mức mệnh giá của bạn lên hoặc xuống.
Bằng cách sử dụng nhà cung cấp thực hiện bên thứ ba thông minh, bạn có thể đặt sớm các vòng ba này và sử dụng chúng để xây dựng dự báo nhu cầu tốt hơn và hiểu nhu cầu về hàng tồn kho theo mùa của mình.
Nhập trước, xuất trước
Nhập trước, xuất trước là một nguyên tắc quan trọng của quản lý hàng tồn kho. Nó có nghĩa là sản phẩm cũ nhất của bạn được bán trước (xuất trước), không phải sản phẩm mới nhất của bạn. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các sản phẩm dễ hư hỏng để bạn không bị hư hỏng không thể bán được.
Thực hành công thức nhập trước – xuất trước đối với các sản phẩm không dễ hư hỏng cũng là một ý kiến hay. Nếu những chiếc hộp giống nhau luôn nằm ở phía sau, chúng có nhiều khả năng bị mòn. Thêm vào đó, thiết kế và tính năng bao bì thường thay đổi theo thời gian. Bạn không muốn kết thúc với một cái gì đó lỗi thời mà bạn không thể bán.
Quản lý các mối quan hệ
Một phần của quản lý hàng tồn kho thành công là khả năng thích ứng nhanh chóng. Cho dù bạn cần trả lại một mặt hàng bán chậm để nhường chỗ cho một sản phẩm mới, bổ sung rất nhanh cho người bán nhanh, khắc phục sự cố sản xuất hoặc tạm thời mở rộng không gian lưu trữ, điều quan trọng là phải có mối quan hệ bền vững với các nhà cung cấp của bạn. Bằng cách đó, họ sẽ sẵn sàng làm việc với bạn hơn để giải quyết vấn đề.
Đặc biệt, có một mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp sản phẩm của bạn là một chặng đường dài. Số lượng đặt hàng tối thiểu thường có thể thương lượng. Đừng ngại yêu cầu mức tối thiểu thấp hơn để bạn không phải mang theo nhiều hàng tồn kho.
Một mối quan hệ tốt không chỉ là thân thiện. Đó là về giao tiếp rõ ràng, chủ động. Hãy cho nhà cung cấp của bạn biết khi bạn đang mong đợi tăng doanh số bán hàng hoặc tạo ra nhiều đơn đặt hàng để họ có thể điều chỉnh sản xuất. Yêu cầu họ thông báo cho bạn khi sản phẩm đang chạy chậm so với kế hoạch để bạn có thể tạm dừng các chương trình khuyến mãi hoặc tìm sản phẩm thay thế tạm thời.
Kế hoạch dự phòng
Rất nhiều vấn đề có thể xuất hiện liên quan đến quản lý hàng tồn kho. Những loại vấn đề này có thể làm tê liệt các doanh nghiệp không chuẩn bị. Ví dụ:
- Doanh số của bạn tăng đột biến một cách bất ngờ và bạn bán quá nhiều sản phẩm của mình.
- Bạn lâm vào tình trạng thiếu hụt dòng tiền và không thể thanh toán cho sản phẩm mà bạn rất cần.
- Nhà kho của bạn không có đủ chỗ để đáp ứng doanh số bán hàng tăng đột biến theo mùa của bạn.
- Tính toán sai trong hàng tồn kho có nghĩa là bạn có ít sản phẩm hơn bạn nghĩ.
- Một sản phẩm di chuyển chậm sẽ chiếm hết không gian lưu trữ của bạn.
- Nhà sản xuất của bạn đã hết sản phẩm của bạn và bạn có các đơn đặt hàng cần thực hiện.
- Nhà sản xuất của bạn ngừng sản phẩm của bạn mà không có cảnh báo.
Vấn đề không phải là việc đó có phát sinh hay không, mà là khi nào. Tìm ra rủi ro của bạn ở đâu và chuẩn bị kế hoạch dự phòng. Bạn sẽ phản ứng như thế nào? Bạn sẽ thực hiện những bước nào để giải quyết vấn đề? Điều này sẽ ảnh hưởng đến các bộ phận khác trong doanh nghiệp của bạn như thế nào? Hãy nhớ rằng các mối quan hệ vững chắc sẽ đi một chặng đường dài ở đây.
Kiểm toán thường xuyên
Đối chiếu hàng tồn kho thường xuyên là rất quan trọng. Trong hầu hết các trường hợp, bạn sẽ dựa vào phần mềm và báo cáo từ hệ thống quản lý kho của mình để biết bạn có bao nhiêu sản phẩm trong kho. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải đảm bảo các dữ kiện trùng khớp với nhau. Có một số phương pháp để làm điều này.
Hàng tồn kho thực tế
Kiểm kê thực tế hay còn gọi là tồn kho, là phương pháp đếm tất cả hàng tồn kho của bạn cùng một lúc. Nhiều doanh nghiệp làm việc này vào cuối năm vì nó liên quan đến kế toán và nộp thuế thu nhập.
Mặc dù việc kiểm kê vật chất thường chỉ được thực hiện mỗi năm một lần, nhưng nó có thể gây khó khăn cho công việc kinh doanh và tin tôi đi, điều đó thật tẻ nhạt. Nếu bạn phát hiện ra sự khác biệt, có thể khó xác định vấn đề khi bạn nhìn lại cả năm.
Kiểm tra tại chỗ
Nếu bạn kiểm kê thực tế đầy đủ vào cuối năm và bạn thường xuyên gặp sự cố hoặc bạn có rất nhiều sản phẩm, bạn có thể muốn bắt đầu kiểm tra tại chỗ trong suốt cả năm. Điều này đơn giản có nghĩa là chọn một sản phẩm, đếm nó và so sánh số lượng với giá trị của nó.
Điều này không được thực hiện theo lịch trình và là bổ sung cho hàng tồn kho thực tế. Đặc biệt, bạn có thể muốn kiểm tra tại chỗ các sản phẩm có vấn đề hoặc chuyển động nhanh.
Đếm chu kỳ
Thay vì kiểm kê toàn bộ thực tế, một số doanh nghiệp sử dụng phương pháp đếm chu kỳ để kiểm tra hàng tồn kho của họ. Thay vì đếm đầy đủ vào cuối năm, việc đếm chu kỳ sẽ dàn trải sự đối chiếu trong cả năm. Mỗi ngày, tuần hoặc tháng, một sản phẩm khác nhau được kiểm tra theo lịch trình luân phiên.
Có nhiều phương pháp khác nhau để xác định mặt hàng cần đếm khi nào nhưng nói chung, mặt hàng có giá trị cao hơn sẽ được đếm thường xuyên hơn.
Ưu tiên với ABC
Một số sản phẩm mang lại nhiều doanh thu hơn những sản phẩm khác. Bạn có thể sử dụng báo cáo phân tích ABC để phân loại giá trị của cổ phiếu dựa trên phần trăm doanh thu của bạn:
- A =% Sản phẩm đại diện cho 80% doanh thu của bạn
- B =% Sản phẩm đại diện cho 15% doanh thu của bạn
- C =% Sản phẩm đại diện cho 5% doanh thu của bạn
Do đó, sản phẩm A đại diện cho các sản phẩm có giá trị và sinh lời cao nhất của bạn. Bạn sẽ muốn đảm bảo rằng mình luôn có những sản phẩm này trong tay để không bỏ lỡ các đợt bán hàng trong tương lai.
Sản phẩm C của bạn là sản phẩm chậm phát triển hoặc chết của bạn. Đây là sản phẩm bạn có thể muốn bán với giá chiết khấu, vì vậy bạn có thể lấy nó ra khỏi kệ và giải phóng tiền mặt từ kho hàng của mình.
Dự báo chính xác
Một phần rất lớn của việc quản lý hàng tồn kho tốt là dự đoán chính xác nhu cầu. Đừng nhầm lẫn, điều này cực kỳ khó làm. Có vô số biến số liên quan và bạn sẽ không bao giờ biết chắc chắn chính xác điều gì sắp xảy ra — nhưng bạn có thể cố gắng đến gần. Dưới đây là một số điều cần xem xét khi dự tính doanh số bán hàng trong tương lai của bạn:
- Xu hướng trên thị trường
- Doanh số bán hàng của năm ngoái trong cùng một tuần
- Tốc độ tăng trưởng năm nay
- Doanh số được đảm bảo từ các hợp đồng và đăng ký
- Tính thời vụ và nền kinh tế tổng thể
- Các chương trình khuyến mãi sắp tới
- Chi tiêu quảng cáo có kế hoạch
Nếu có điều gì đó khác sẽ giúp bạn tạo dự báo chính xác hơn, hãy đảm bảo đưa vào dự báo đó.
Vào cuối cùng, “ ra trước ”
Phương pháp quản lý hàng tồn kho cuối cùng vào, ra trước giả định rằng hàng hóa bạn mua gần đây nhất cũng đã được bán trước. Cái cuối cùng được mua được giả định là cái đầu tiên được bán. Về cơ bản nó ngược lại với “nhập trước, xuất trước”.
Điều này hoạt động với giả định rằng giá đang tăng đều đặn, do đó, hàng tồn kho được mua gần đây nhất cũng sẽ có chi phí cao nhất. Điều đó có nghĩa là chi phí cao hơn sẽ mang lại lợi nhuận thấp hơn và do đó, thu nhập chịu thuế thấp hơn — đây là lý do duy nhất để sử dụng ra trước.
Nói chung, ra trước là một phương pháp thực sự khó khăn cho việc sử dụng để quản lý hàng tồn kho. Nếu bạn giữ hàng hóa lâu đời nhất của mình ở phía sau kệ, thì nó có nhiều khả năng trở nên lỗi thời và không thể bán được ở một thời điểm nào đó. Điều này đúng cho cả đồ dễ hỏng và không dễ hỏng. Các mặt hàng có thể bị hư hỏng, mòn và lỗi thời.
Đúng lúc
Quản lý hàng tồn kho đúng lúc dành cho những người chấp nhận rủi ro ngoài kia, mặc dù việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả sẽ giảm thiểu rất nhiều rủi ro đó. Với phương pháp “đúng lúc”, bạn giữ mức tồn kho thấp nhất có thể để vẫn đáp ứng nhu cầu và bổ sung trước khi sản phẩm hết hàng.
Điều này đòi hỏi phải lập kế hoạch và dự báo cẩn thận và chính xác, nhưng hoạt động tốt đối với các thương hiệu đang phát triển nhanh chóng với các lần ra mắt và mở rộng dòng sản phẩm được tính toán .
Đăng kí sử dụng phần mềm bán hàng miễn phí VSOFT BMS ngay bây giờ
