Ngày nay, các giám đốc điều hành và chủ sở hữu doanh nghiệp có thể lựa chọn trong số các phần mềm quản lý kinh doanh tốt nhất được cung cấp, vì vậy việc quyết định chọn một phần mềm cần rất nhiều thời gian và nghiên cứu. Hãy xem bạn nên làm gì để có trong tay phần mềm phù hợp nhất.
1. Hiểu nhiệm vụ cốt lõi của phần mềm quản lý kinh doanh bạn cần
Bất kể sản phẩm hoặc nhà cung cấp được quảng cáo tốt đến mức nào, điều quan trọng là phải tìm kiếm sản phẩm hoặc nhà cung cấp tương ứng với các vấn đề bạn cần giải quyết. Có một phần mềm kinh doanh khác nhau cho các loại nhiệm vụ khác nhau, ví dụ như tự động hóa bán hàng, quản lý sản xuất, hệ thống kế toán hàng tồn kho, thanh toán, v.v.
Ví dụ: nếu bạn cần có thông tin cập nhật về kho hàng đang giao dịch và để có thể phân phối hàng hóa ngay từ kho, bạn nên xem trong số các hệ thống quản lý kho. Bộ phận kế toán sẽ yêu cầu một hệ thống tự động hóa dòng tiền và báo cáo, trong khi để hiểu được tình trạng sản xuất, công ty cần một hệ thống quản lý sản xuất.
Bạn phải hiểu các yêu cầu kinh doanh và giới hạn sự lựa chọn đối với phần mềm đáp ứng chúng. Điều quan trọng là phải hiểu rằng không có hệ thống nào như vậy có thể làm mọi thứ cùng một lúc. Một số sản phẩm tốt nhất được định vị là công cụ phổ biến, nhưng nỗ lực làm cho sản phẩm càng đa dạng càng tốt khiến nó trở thành một sản phẩm phù hợp với mọi ngành nghề, nhưng không phải là bậc thầy nào.
Có nhiều loại phần mềm kinh doanh được tạo ra để giải quyết các công việc khác nhau.
Dưới đây là danh sách những cái phổ biến nhất:
- Phần mềm kế toán
- Quản lý thanh toán
- Kinh doanh thông minh
- Quản lý Quy trình Kinh doanh
- Hệ thống quản lý nội dung (CMS)
- Quản lý quan hệ khách hàng (CRM)
- Quản lý cơ sở dữ liệu (DM)
- Lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp (ERP)
- Quản lý tài sản doanh nghiệp (EAM)
- Quản lý chuỗi cung ứng (SCM)
- Phần mềm sao lưu
- Quản lý dữ liệu sản phẩm (PDM)
- Quản lý vòng đời sản phẩm (PLM)
2. Chạy các sản phẩm bạn đã chọn qua danh sách kiểm tra
Khi đạt đến giai đoạn này, bạn nên đưa ra danh sách các sản phẩm phần mềm quản lý kinh doanh phù hợp nhất cho nhiệm vụ. Tất nhiên, có rất nhiều yếu tố cần xem xét khi lựa chọn giữa phần mềm này hoặc phần mềm kia. Dưới đây là danh sách đầy đủ những điều cần lưu ý:
# 1. Nó là phần mềm độc lập hay hệ thống dưới dạng dịch vụ?
Phần mềm độc lập thường bị giới hạn ở một số tác vụ nhất định mà nó có thể xử lý. Thông thường, phần mềm độc lập dành cho doanh nghiệp kết hợp quá nhiều chức năng nửa vời mà không có độ chuyên sâu cho bất kỳ chức năng nào trong số đó.
Loại phần mềm này chỉ được trả một lần và sau đó được cài đặt trên phần cứng mà bạn sở hữu, điều này thật tuyệt nếu bạn làm việc với dữ liệu nhạy cảm. Tuy nhiên, bạn sẽ phải mua các phiên bản mới để cập nhật hệ thống của mình và có thể rất khó tích hợp nó với các sản phẩm khác vì nó được chế tạo để sử dụng một mình.
Hệ thống dưới dạng dịch vụ là một loại phần mềm được mua trên cơ sở đăng ký và được nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ trên đám mây. Nó cung cấp một phương thức thanh toán tuyệt vời, bạn trả tiền khi bạn sử dụng dịch vụ và bạn không trả tiền khi không có nhu cầu. Thêm vào đó, nó tự động cập nhật mà không mất thêm phí và thông thường, có thể dễ dàng tích hợp với phần mềm khác.
Ngoài ra còn có một lựa chọn thứ ba. Bạn có thể sử dụng phần mềm được thiết kế tùy chỉnh, trong đó mọi khía cạnh phụ thuộc vào những gì doanh nghiệp của bạn cần. Nó có thể được lưu trữ cục bộ hoặc trên đám mây, có thể có nhiều chức năng khác nhau tùy theo nhu cầu của bạn và điều gì là quan trọng nhất – nó có thể liên tục được cải thiện khi doanh nghiệp của bạn phát triển. Tất nhiên, đó sẽ là một khoản đầu tư vốn rất lớn, nhưng nó sẽ phù hợp với công ty của bạn như một chiếc găng tay.
# 2. Nó có một phiên bản dùng thử không?
Không có ích gì khi cam kết với phần mềm trước khi dùng thử. Chạy nó và xem liệu nó có đáp ứng được mong đợi của bạn không. Phát triển một danh sách rõ ràng về những gì phần mềm phải có để vượt qua bài kiểm tra dùng thử của bạn. Tuy nhiên, hãy cẩn thận không đi quá sâu vào một hệ thống, vì có thể khó thoát ra khỏi hệ thống đó vào cuối thời gian dùng thử. Ngay cả khi nó không thực sự phù hợp với yêu cầu của bạn. Nhà cung cấp biết cách biến dùng thử thành người mua thành công.
# 3. Nó có dễ học không?
Hãy nhớ rằng bạn sẽ phải đào tạo nhân viên của mình về cách sử dụng phần mềm mới mà công ty đã chọn nếu hệ thống mới trông quá phức tạp và khó sử dụng. Phần mềm tốt thường trực quan và dễ học. Tất nhiên, bạn sẽ không thể bỏ qua một khóa đào tạo cơ bản cho nhân viên của mình, nhưng nó sẽ tốt hơn những cuốn sách hướng dẫn khổng lồ và những khóa học vô tận về hệ thống phần mềm phức tạp.
# 4. Nó có được tích hợp với phần mềm khác không?
Nghiên cứu cẩn thận các cơ hội tích hợp của phần mềm được đề cập sẽ giúp giảm thiểu rủi ro khi phải thay đổi từ sản phẩm này sang sản phẩm khác. Thay vào đó, bạn sẽ có thể gắn một hệ thống cần thiết khác mà không gặp khó khăn.
Nó không nhất thiết phải là một hệ thống, có thể bạn muốn tích hợp một ứng dụng di động cho nhân viên hiện trường để tự động tải dữ liệu của họ vào toàn bộ hệ thống? Điều đó sẽ không thể xảy ra nếu hệ thống không thể tích hợp được.
# 6. Nó có được hỗ trợ không?
Tùy thuộc vào mức độ phức tạp của hệ thống bạn chọn, bạn có thể cần họ có hỗ trợ địa phương hoặc ít nhất là một nhóm hỗ trợ trực tuyến từ xa. Bạn có thể không có đội ngũ CNTT của riêng mình hoặc một số câu hỏi có thể không liên quan đến phát triển phần mềm. Tất nhiên, một số sản phẩm có thể sử dụng tốt mà không cần bất kỳ sự hỗ trợ nào, nhưng tốt nhất bạn nên đảm bảo rằng bạn có người hỗ trợ khi gặp sự cố.
Đừng quên: bạn luôn có thể đặt hàng một phần mềm tùy chỉnh được tạo ra để chỉ phù hợp với công ty của bạn.
3. Nếu tôi muốn đi điều chỉnh thì sao?
Nhận phần mềm cho chính mình không thực sự phức tạp như bạn tưởng, nhưng nó chắc chắn đi kèm với một thách thức lớn là tìm được công ty phát triển phù hợp. Việc chọn nhà phát triển phần mềm hoặc nhà cung cấp để triển khai sản phẩm vào hệ thống của bạn cũng quan trọng như việc quyết định chọn chính sản phẩm đó. Nhà cung cấp dịch vụ đóng một vai trò quan trọng trong việc triển khai thành công phần mềm. Họ không chỉ phát triển, họ còn giúp cài đặt nó cho phù hợp và đào tạo nhân viên sử dụng nó mà không gặp bất kỳ rủi ro nào.
Hơn nữa, một nhà cung cấp có kinh nghiệm cũng sẽ nghiên cứu các lựa chọn của bạn và giải thích những thiếu sót và lợi ích của họ và lợi ích của hệ thống này hoặc hệ thống đó đối với doanh nghiệp của bạn.
Vì vậy, khi lựa chọn một nhà cung cấp, tốt hơn hết bạn nên xem xét cẩn thận kiến thức và kinh nghiệm của họ, được khẳng định bằng danh tiếng của họ. Ngoài ra, điều rất quan trọng là chuyên gia phải hiểu rõ về sản phẩm phần mềm đã chọn để cấu hình (phát triển) nó theo cách có thể giải quyết tất cả các tác vụ doanh nghiệp của bạn cần.
Dưới đây là những gì bạn nên ghi nhớ khi tìm kiếm một chiếc phần mềm quản lý kinh doanh:
- Chuyên môn
- Uy tín
- Lời chứng thực
- Kinh nghiệm
- Địa điểm
- Giá
